Bedürfen Dienstplanveröffentlichungen gemäß DSGVO einer Zustimmung?
Im Bus-Fuhrunternehmen von Pino Pallino, sind täglich über 150 Busse im Einsatz und ist es üblich, dass der Dienst- und Urlaubsplan allen Fahrern via WhatsApp zur Verfügung gestellt wird bzw. der Dienstplan. Damit soll erreicht werden, dass die Fahrer im Bedarfsfall schnell und unkompliziert einzelne Fahrdienste tauschen können.
Aufgrund der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der vielen Veröffentlichungen zu dem Thema ist sich Pino Pallino aber nicht sicher, ob die aus seiner Sicht sinnvolle Handhabung weiterhin möglich ist, deswegen möchte geklärt haben:
- wie die Rechtslage ist
- besteht eventuell Handlungsbedarf?
Zunächst kann dahingehend Entwarnung gegeben werden, dass die praktizierte und bewährte Handhabung grundsätzlich auch weiterhin möglich ist, aber es sind einige Spielregeln einzuhalten.
Dienstpläne enthalten Informationen, die grundsätzlich zu den personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer gehören. Hierzu gehören Name, Einsatz- und Urlaubszeiten. Daher ist beim Dienstplan – jedoch nicht erst seit Mai 2018 – der Datenschutz von großer Bedeutung. Allerdings wurde der Datenschutz von vielen Unternehmen bislang nicht sonderlich für voll genommen, weil Verstöße im Wesentlichen folgenlos blieben. Seit den 18.05.2018 hat sich das geändert, und zwar ohne Ausnahmen.
Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer kein Recht zu wissen, wann sein Kollege arbeitet oder Urlaub hat. Spiegelbildlich hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass seine eigenen Daten in der Hinsicht den anderen Kollegen nicht zugänglich sind. Gerade dann, wenn die Arbeitnehmer unterschiedlich viel Urlaubstage gewährt bekommen, kann die entsprechende Kenntnis im Übrigen zu großem Unmut führen.
Der Datenschutz verlangt daher, dass entsprechende Veröffentlichungen von Dienstplänen – sei es ein Aushang oder per WhatsApp - nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen muss.
Ohne Zustimmung läuft praktisch nichts. Eine entsprechende Zustimmung kann entweder im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Urkunde vereinbart werden. Da sich die Rechtslage im Mai 2018 empfindlich verschärft hat, sollten die eventuell bereits vorhandenen Zustimmungserklärungen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Technisch betrachtet dürfte es keine Probleme aufwerfen, den Arbeitnehmer eine neue Erklärung unterschreiben zu lassen. Da die Handhabung den Arbeitnehmern zugutekommt, werden sicherlich die meisten damit einverstanden sein. Leider wird es sicherlich den einen oder anderen Quertreiber in der Belegschaft geben, der seine Zustimmung schon aus Prinzip verweigert. Das mag aus Unternehmersicht bedauerlich sein, ist jedoch – zumindest nach aktueller Einschätzung – hinzunehmen. Wenn die Zustimmung also verweigert wird, sind die Daten des Mitarbeiters aus dem „veröffentlichten“ Dienstplan zu entfernen.
Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG)
Eine Einwilligung der Mitarbeiter i.S.d. § 26 Abs. 2 BDSG als Rechtsgrundlage für den Aushang des Dienstplanes ist dabei mehr als problematisch, dies insbesondere aufgrund des Über- / Unterordnungsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und der darin angelegten zu bezweifelnder Freiwilligkeit der Einwilligung, ohne die eine Einwilligung jedoch rechtsunwirksam ist. Dass die Einwilligung nicht der richtige Weg sein dürfte, der hier beschritten werden sollte, zeigt auch die Tatsache, dass bei der Weigerung eines Mitarbeiters zur Abgabe der Einwilligung dieser von der Veröffentlichung ausgenommen werden müsste, was eine vernünftige Arbeitsorganisation regelmäßig zumindest erheblich erschweren dürfte.
Erforderlichkeit zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG)
In Betracht kommt hier vielmehr die Anwendung des § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, der dem Arbeitgeber das Recht gibt, Beschäftigtendaten in dem Rahmen zu verarbeiten, in dem dies u.a. für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Natürlich müssen zumindest die betroffenen Mitarbeiter früh genug und präzise wissen, zu welchem Dienst sie jeweils eingeteilt sind. Inwiefern weitere Angaben ebenfalls „erforderlich“ sein können, ist immer im Einzelfall festzustellen.
Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) i.V.m. spezialgesetzlichen Regelungen kann (z.B. im Pflegebereich) hier einschlägig sein, soweit eine konkrete spezielle Regelung zum Aushang des Dienstplans besteht.
Wem dürfen die Dienst- und Schichtplänen zugänglich sein?
Wichtig ist auch die Frage, wem die Dienstpläne zugänglich sein dürfen.
- Unproblematisch: die direkt betroffenen Mitarbeiter
Soweit die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung von der „Erforderlichkeit“ abhängig ist, bedeutet dies hinsichtlich der Möglichkeit der Kenntniserlangung des Dienstplans zunächst einmal, dass diejenigen Mitarbeiter Kenntnis von dem Dienstplan erlangen dürfen, die auf diese Informationen für ihre Arbeit angewiesen sind.
- Problematischer: die nicht direkt betroffenen Mitarbeiter
Inwiefern die Möglichkeit der Kenntnisnahme des Dienstplans durch nicht betroffene Mitarbeiter des Betriebes zu einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung führt, dürfte sich jeweils nach dem konkreten Einzelfall richten. So macht das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in seinem Tätigkeitsbericht 2020 (S. 50) darauf aufmerksam, dass es einen Aushang zumindest auch dort als unschädlich ansieht, wo „gelegentlich Personal in den betreffenden Raum kommt, dass nicht der dortigen Abteilung angehört“. Denn die Schutzwürdigkeit der Daten sei nicht besonders hoch.
Nicht zulässig: Externe Dritte
Als unzulässig würde jedoch bewertet werden,
.. „wenn die Dienstpläne in Bereichen aufgehängt werden, zu denen Externe wie Kunden oder Lieferanten oder auch in Krankenhäusern die Patientinnen und Patienten, in Alten- und Pflegeheimen die Bewohnerinnen und Bewohner oder in Kitas die Eltern der Kinder vom Inhalt der Pläne Kenntnis nehmen können.“
