Regelungen außerhalb der Satzung
Mit Hilfe von Vereinsordnungen gestalten Sie das Vereinsleben rechtssicher. Vereinsordnungen sind ein sehr gutes Instrument für den Vorstand, um das Vereinsleben rechtssicher zu machen, und die Vereinssatzung trotzdem „schlank“ zu halten. Erfahren Sie deshalb, wie Sie Vereinsordnungen richtig gestalten. 
Grundsätzliches zu Vereinsordnungen
Der Begriff der Vereinsordnung ist im Vereinsrecht nicht geregelt. Meist werden damit Vereinsordnungen neben der Satzung bezeichnet, die Organe des Vereins (zum Beispiel Vorstand oder Beirat) oder Tätigkeitsbereiche und Verfahren regeln. Üblich sind Geschäftsordnungen des Vorstands, Wahlordnungen, Beitragsordnungen, Finanzordnungen, Spielordnungen oder Reisekostenordnungen. Vereinsordnungen werden vor allem aus zwei Gründen neben die Satzung gestellt:
Die Satzung soll nicht durch Detailregelungen überlastet werden; zumal viele Regelungen nur Teilbereiche des Vereins betreffen.
Anders als die Satzung lässt sich eine Vereinsordnung durch einfachen Beschluss der Mitgliederversammlung oder des jeweiligen Vereinsorgans (zum Beispiel Vorstand) ändern. Es gibt keine besonderen Mehrheitsanforderungen und es ist auch keine Eintragung ins Vereinsregister erforderlich. Das gilt aber nur, wenn die Vereinsordnung nicht Satzungsbestandteil ist.
Die Begriffe Vereinsordnung und Geschäftsordnung werden häufig synonym verwendet. Das ist falsch. Es handelt sich um „zwei Paar Stiefel“. Eine Geschäftsordnung regelt lediglich den Geschäftsgang der einzelnen Vereinsorgane. Die Vereinsorgane können sich eine Geschäftsordnung selbst geben, ohne dazu durch die Satzung ausdrücklich ermächtigt zu sein.
Ein Vereinsordnung braucht dagegen immer eine Grundlage in der Satzung, damit sie verbindlich ist. Unterschieden werden müssen dabei
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Vereinsordnungen als Satzungsbestandteil und
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Vereinsordnungen als nachrangige Vorschriften
Vereinsordnungen als Satzungsbestandteil
Vereinsordnungen als Satzungsbestandteil sind der Ausnahmefall. In der Regel ist gerade gewollt, flexiblere Regelungen neben die Satzung zu stellen. Ist die Vereinsordnung aber Satzungsbestandteil, gelten für sie die gleichen Vorschriften wie für die Satzung selbst: Sie wird ins Vereinsregister eingetragen und ihre Änderung wird, wie eine Satzungsänderung behandelt – also mit den entsprechenden Mehrheitsanforderungen (nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs Zweidrittelmehrheit).
Vereinsordnungen als nachrangige Vorschriften
Vereinsordnungen ohne Satzungscharakter werden mit einem entsprechenden Verweis in der Satzung zur vereinsintern verbindlichen Vorschrift. Dazu sollte geregelt werden, dass sie kein Satzungsbestandteil ist, welche Reichweite sie hat, wer sie erlässt und welche besonderen Verfahrensvorschriften gelten sollten (zum Beispiel bei der Bekanntmachung).
Vereinsordnungen können auch optional (per Kann-Regelung) eingeführt werden. Sie müssen dann nicht gleich aufgestellt werden, sondern werden erst bei Bedarf eingeführt. Eine Regelung zur Verankerung von Vereinsordnungen in der Satzung des Vereins könnte wie folgt lauten:
Muster einer Satzungsregelung zu Vereinsordnungen Der Verein gibt sich (kann sich) zur Regelung der vereinsinternen Abläufe Vereinsordnungen (geben). Die Vereinsordnungen sind nicht Bestandteil der Satzung. Für den Erlass, die Änderung und Aufhebung von Vereinsordnungen ist die Mitgliederversammlung (der Vorstand) zuständig.
Satzungsnachrangige Vereinsordnungen haben nur vereinsinterne Wirkung. Für Nichtmitglieder haben sie rechtlich keine Bedeutung. Allerdings kann sich auch ein Nichtmitglied per Einzelvertrag einer Vereinsordnung unterwerfen –
zum Beispiel:
der Mieter einer Tennisanlage mit dem Nutzungsvertrag der Platzordnung.
Das können Vereinsordnungen regeln
Vereinsordnungen sind gegenüber der Satzung nachrangige Normen. Sie sind aber für die entsprechenden Mitglieder(kreise) ebenso verbindlich wie Satzungsregelungen, können aber die Satzung nicht durchbrechen. Widerspricht eine Regelung der Satzung, ist sie unwirksam. Das gilt auch, wenn die Vereinsordnung nicht ausreichend klar formuliert ist.
Vereinsordnungen können nur Bereiche regeln, die nicht zur Verfassung des Vereins gehören. Grundentscheidungen und Leitprinzipien des Vereinslebens können nur durch die Satzung geregelt werden. Vereinsordnungen müssen sich auf die Ausgestaltung und verfahrensmäßige Durchführung der Satzungsregelungen beschränken.
Beispiele zur Regelung in der Satzung oder in der Vereinsordnung
Nachfolgend zeigen wir anhand von Beispielen, was in der Satzung geregelt werden muss und was in Vereinsordnungen geregelt werden kann.
Die Grundlagen der Beitragspflicht: Die Vereinsordnung kann die Höhe der Beiträge regeln oder die Fälligkeit, nicht aber die Beitragspflicht als solche und die Art der Beiträge (Geld-, Sach- oder Arbeitsleistungen). Vor allem kann die Vereinsordnung die Mitglieder nicht zu zusätzlichen Leistungen (zum Beispiel Umlagen) verpflichten, die in der Satzung nicht vorgesehen sind.
Sonderrechte von Mitgliedern: Die Vereinsordnung kann Mitgliederrechte nicht begründen, sondern nur konkretisieren. Eine Unterscheidung nach Mitgliedergruppen mit unterschiedlichen Rechten und Pflichten (zum Beispiel Fördermitglieder ohne Stimmrecht) kann nur die Satzung treffen. Das gilt auch für die Festsetzung unterschiedlicher Beiträge. Eine Vereinsordnung kann unterschiedliche Beiträge nur festsetzen, wenn die Satzung die Voraussetzung dafür schafft.
Die Einführung zusätzlicher Vereinsorgane, wie zum Beispiel einer Delegiertenversammlung oder eines Schiedsgerichts muss in der Satzung verankert sein.
Auch die Einführung einer Listenwahl (Blockwahl) statt einer Mehrheitswahl bedarf der Satzungsregelung.
Eine Vereinsordnung (Wahlordnung) kann aber festlegen, ob die Wahl geheim oder offen erfolgt oder Verfahrensregelungen treffen, die die Satzung offenlässt – wie etwa die Bestellung eines Wahlausschusses.
Übertragung der Organzuständigkeit auf ein anderes Vereinsorgan:
Die Streichung von der Mitgliederliste bei Beitragsrückständen kann nicht auf den Vorstand übertragen werden, wenn die Satzung das nicht regelt und deswegen die Mitgliederversammlung zuständig ist.
Die Einführung neuer Straftatbestände für Vereinsstrafen und die Art der Strafe.
Das gilt auch für eine Verpflichtung, die Kosten eines Vereinsstrafverfahrens zu tragen.
Die Zuständigkeit für den Erlass von Vereinsordnungen
Zuständig für den Erlass von Vereinsordnungen ist – wenn die Satzung das nicht anders regelt – grundsätzlich die Mitgliederversammlung. Solange die Mitgliederversammlung von diesem Recht keinen Gebrauch macht, kann sich jedes Vereinsorgan selbst eine Geschäftsordnung geben (sogenannte organinterne Geschäftsordnung) – aber nur für den eigenen Geschäftsbereich. So kann zum Beispiel der Vorstand die Aufgabenteilung unter seinen Mitgliedern durch eine Geschäftsordnung regeln. Diese ist aber gegenüber Weisungen der Mitgliederversammlung nachrangig.
Beispiel:
Überträgt der Vorstand seine steuerlichen Pflichten auf eines seiner Mitglieder, schließt das eine vereinsinterne Inhaftungnahme der anderen Vorstandsmitglieder nicht aus. Die Mitgliederversammlung kann dann mit Recht auch den Vorstandsmitgliedern die Entlastung verweigern, die nach der Geschäftsordnung gar nicht zuständig waren.
Per Satzung kann die Zuständigkeit für das Erlassen von Geschäftsordnungen auf andere Organe – meist den Vorstand – übertragen werden. Wird die Vereinsordnung durch die Mitgliederversammlung für ein anderes Organ (zum Beispiel den Vorstand) beschlossen, ist sie bindend. Der Vorstand kann sie nicht ändern. Verstöße gegen die Ordnung sind dann Pflichtverstöße aus dem Organschaftsverhältnis.
Wichtiges zur Bekanntmachung
Verbindlich wird eine Vereinsordnung erst, wenn sie allen Mitgliedern (oder Organmitgliedern) bekannt gemacht wurde. Es bieten sich an: der Aushang im Vereinsheim, Rundschreiben an die Mitglieder oder eine Mitteilung in der Mitgliederzeitschrift. Die Schriftform (Brief) ist nicht unbedingt erforderlich. Eine Pflicht die Vereinsordnungen neuen Mitgliedern beim Beitritt auszuhändigen, gibt es nicht.
Fremdordnungen
Statt eigenen Ordnungen kann sich ein Verein auch fremden Ordnungen unterwerfen. Typischerweise gilt das für Regelwerke von Verbänden, zum Beispiel Wettkampfregeln bei Sportverbänden. Auch hier gilt die Unterscheidung von Vereinsordnungen als Satzungsbestandteil und Vereinsordnungen als nachrangige Vorschriften.
Vereinsordnungen von Verbänden gelten aber nur für die Mitgliedsvereine. Sollen sich auch deren Mitglieder dieser Verbandsordnung unterwerfen, muss der Mitgliedsverein auf die Verbandsordnung in seiner eigenen Satzung verweisen. Möglich ist aber auch, dass die Mitglieder die Verbandsordnung durch Einzelvertrag anerkennen oder zusätzlich Mitglieder des Verbandes werden.
Steuerliche Aspekte
Anders als die Satzung müssen Vereinsordnungen nicht zwingend beim Finanzamt vorgelegt werden. Im Rahmen der Überprüfung, ob die tatsächliche Geschäftsführung den Grundsätzen des Gemeinnützigkeitsrechts entspricht, kann das Finanzamt aber Einsicht in vorliegende Vereinsordnungen nehmen. Auch Vereinsordnungen müssen deswegen die Vorgaben der Gemeinnützigkeit beachten. Das gilt besonders für den Grundsatz der Mittelbindung – also zum Beispiel für Grund und Höhe von Aufwandsersatz an die Mitglieder in Reisekostenordnungen.
Fiskus checkt Vereinsordnung bei der Prüfung von Aufwandsspenden
Aufpassen heißt es auch für Vereine, die beim Verzicht auf Vergütungen und Aufwandsersatz eine Spendenquittung ausstellen (Aufwandsspende). Das Finanzamt zieht bei der Klärung der Frage, ob und in welcher Höhe tatsächlich ein Zahlungsanspruch bestand, nämlich auch Vereinsordnungen heran.
Ist zum Beispiel die tatsächlich gezahlte Aufwandserstattung für die Nutzung des privaten Pkw höher als die Reisekostenordnung des Vereins das vorsieht, wird der Spendenabzug verweigert.
